有時(shí)我們需要在Excel中輸入大量數(shù)據(jù)而不允許重復(fù)，例如身份證、電話號(hào)碼等。能否讓Excel防止重復(fù)輸入對(duì)重復(fù)據(jù)自動(dòng)發(fā)出警告信息，及時(shí)提醒呢?想實(shí)現(xiàn)此需求并不難通過(guò)“數(shù)據(jù)有效性"便可做到。
首先選擇需要進(jìn)行禁止的列或行區(qū)域，從“數(shù)據(jù)”菜單下選擇“有效性”，從“允許”下拉列表框中選擇“自定義”，然后在“公式”下面的文本框中手工輸入“=COUNTIF(}:535,A1)=1”，這里的“}:535”是你需要的禁止輸入范圍，必須使用絕對(duì)方式。由于每個(gè)人的身份證號(hào)碼都是唯一的下面以輸入身份證號(hào)碼為例向大家介紹下數(shù)據(jù)有效性的使用。
演示動(dòng)畫：
①選中需要建立輸入身份證號(hào)碼的單元格區(qū)域(如D3至D14列)。
②單擊“數(shù)據(jù)→有效性”，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。
③打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中，在“設(shè)置”標(biāo)簽下，按“允許”右側(cè)的下拉按鈕。
④在隨后彈出的快捷菜單中，選擇“自定義”選項(xiàng)，然后在下面“公式”方框中輸入公式：=COUNTIF(D:D,D3)=1，確定返回。
切換到“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡，這里已經(jīng)自動(dòng)勾選了“輸入無(wú)效數(shù)據(jù)時(shí)顯示出錯(cuò)警告”的復(fù)選框，接下來(lái)選擇“樣式”為“停止”，然后在右側(cè)的“標(biāo)題”和“錯(cuò)誤信息”兩個(gè)文本框中重新輸入有關(guān)的內(nèi)容,具體的警告信息可以自行設(shè)置。
以后在上述單元格中輸入了重復(fù)的身份證號(hào)碼時(shí)，Excel 2003會(huì)自動(dòng)彈出提示對(duì)話框，可以選擇“重試”或“取消”，前者是對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查校核，后者干脆重新輸入，總之拒絕接受輸入的號(hào)碼再也不用再擔(dān)心出錯(cuò)了。
